ユウキのビジネス談話

経営者ではありませんが将来なにかしらの形で貢献したいという思いがあってビジネスをテーマにしたブログを始めました。読者登録をはじめよろしくお願いします。

テレワークの中のタイムマネジメントについて

.entry-content h1 { padding: 4px 10px; color: #111; background-color: #f5f5f5; border-left: 8px solid #b0e0e6; border-bottom: 2px solid #b0e0e6; }

お疲れ様です。

今日東京では新規感染者を39人。北海道は3人。ちょっと東京がおおいですよね。なんだか今日は首都高もすごく渋滞だったようです。


今回ご紹介する記事はすごく意味深でこれからの社会でも役に立つ内容が書かれています。

在宅勤務なのに「サボれず疲弊する人」の超盲点

f:id:yuujandacalhelz:20200620122412j:plain

働き方の選択肢の一つとして、リモートワークが定着しつつあります。一方で、慣れない環境の中どうしたら仕事の生産性や効率が上がるのかと、悪戦苦闘中の方も多いでしょう。「集中できない」「逆に集中しすぎて辛い」「オンラインコミュニケーションで、空気感がつかみにくい」など、悩みは様々。 そこで、『要領がよくないと思い込んでいる人のための仕事術図鑑』著者で、リモートワークの達人でもある、F太さんと小鳥遊さんが、在宅勤務でも力を発揮するコツを解説します。

リモートワークで「オンライン会議」の頻度が激増しました。これまでオマケ程度に考えられていたオンライン会議は、むしろ今後は「会議といえばオンライン」という形になっていくのかもしれません。

しかしオンライン会議と、実際に集まって行う会議は似ているようで全く異なるコミュニケーションです。

私(F太)は、海外に住んでいる会社のメンバーとzoomでつねにオンライン会議をしながら仕事を進めていますし、弊社で運営するライフエンジンというオンラインコミュニティでも、日々のイベントや打ち合せでzoomを活用しています。その経験から得た、オンライン会議をうまくこなすコツをご紹介します。

■いちばん重要なことは…
環境をしっかり整える。

とにかくまずはこれが一番重要です。回線速度は、光回線を検討します。今後、インターネット環境は重要なインフラとなります。妥協せず安定した高速回線を用意することをオススメします。

次にヘッドセットです。PCやスマホの内臓スピーカーやマイクを使った会話は、ノイズや環境音がけっこう入るため、聞き手にストレスを与えます。その「聴きにくい」というストレスは、恐ろしいことにあなた自身の印象と直結してしまうのです。最低限、コールセンターで使うようなヘッドセットか、マイク付きイヤホンの利用をおすすめします。

視覚情報の少ないオンライン会議において「場の空気」を読むことは至難の技。音声のみで相手の表情が読み取れず不安な方は、映像ONを相手にお願いするか、割り切ってオンライン通話では業務連絡のみに留めましょう。

また、オンライン会議でよくある悩みが「2人が同時に話すと何を言っているのかわからなくなってしまう」というもの。

オンライン会議は、海外のリポーターと中継をつないでいる気持ちで、つねにタイムラグを意識して会話する心がけが何より重要です。これには慣れも必要ですが、この意識づくりは、相手の話を最後まできく訓練にもなります。

会議の人数が5人以上になってくると、一人ひとりの意識付けよりも、会議の進行自体に工夫が必要になってきます。具体的なお悩みと解決策を紹介しましょう。

【悩み①】
話を切りだしたり、話題を変えたりするタイミングが難しい
大勢が参加し、話を切り出すタイミングや、話題を変えるタイミングが難しい、と感じられる会議には、まず会議を取り仕切る司会役を用意します。

さらにzoomなら「手を挙げる」ボタンを押した人を司会が指名してから話す、決まった順番で発言していく、といったルールを取り入れ、発言者をコントロールすることで進行がスムーズになります。

【悩み②】
参加者が集中していない
映像なしで参加できる会議では、あきらかに集中していない人が出てくることがありますが、これも発言を順番に回すルールにすることで、話をしっかり聞かなければいけない必要性が増すので、集中力が高まります。

【悩み③】
大人数の会議をうまくコントロールできない
全員の発言が難しい規模の、数十人が参加する大きな会議になる場合は、適宜、4~5人程度のグループに分かれてディスカッションしましょう。

各グループの代表が意見を取りまとめる仕組みをつくることで、大人数の中でも、参加者ひとりひとりの会議への集中力を保ちながら進行することができます。

■「過集中」を防ぐにはどうすればいい?   在宅勤務では「なかなか集中できない」という悩みと同じくらい、「集中しすぎてつらい」という声も多く聞かれます。オフィスと違って、オンとオフの切替えが難しいからでしょう。  かくいう私(小鳥遊)も、在宅勤務の開始当初は、ADHDの特性と、電話や他の社員との会話がほとんどないこともあり、休みなくぶっ続けで作業をしてしまっていました。

ところが、そんな私でも「ひと段落」ポイントを強く意識してToDoリストを作ることで、リモートワークにも対応できるようになってきました。

例えば、「新しい製品をすぐにでも売りたいから、発注書のひな型を作っておいて」と上司から遠隔で指示があった場合。
・発注書のひな型を作成
・作成したひな型を提出
この2つの手順がまず思い浮かびますが、その他にも
「発注者情報はどんな項目か?」
「単価は?」
「自社の連絡先は?」などと、確認したいことがわんさか……。それを自分だけで抱え込みウンウン考え続けてしまうと、あっという間に時間が過ぎてしまいます。

そんな自分に必要なこと。
それは、「ひと段落ポイント」を作ってあげることです。
下記のように、より細かい手順に分けたり、誰かに仕事のボールを渡していったん手離れさせて、一息つけるタイミングを意図的につくっておくのです。
・「発注書 ひな型」で検索して一般的な発注書の項目を書き出す
・自分なりに発注書のひな型をとりあえず完成させる
・見直す
・上司に「不足あれば指摘して欲しい」とメール
・上司からメール返信を受ける

・上司からの指摘を反映させて提出  このようにすれば、一般的な発注書の項目を書き出した後や、見直しの前後で一息いれるタイミングを作れます。また、上司からメールを待っているときも、いったん休むことができます。

■休み時間を「強制的」に作ろう

リモートワークでよく利用されているzoom。無料版だと制限時間がありますが、それを逆手にとるというのも有用です。

zoomの無料版は40分でいったん切れるので、制限時間内にひと段落させて「では10分後に」と休憩を入れることができます。

私(小鳥遊)が週に1回講師を担当している障害者就労移行支援事業所では、zoomを使ってプログラムを実施しています。放っておくと私は延々としゃべり続けてしまうので、zoom無料版の時間制限に助けられています。

また、コーヒーなどの飲み物を飲み切ったらいったん休憩という方法もあります。台所にいってお湯を沸かしてコーヒーをまた入れて、という一連の動作は、仕事中のひと段落になります。  そのほか、ごく一般的なやり方ではありますが、「タイマーをセットして鳴らす」「(同居している人がいる場合は)時間で声をかけてくれるように頼む」といったものもあります。

いずれにしても、自分の意志でどうにかしようと思わず、自分以外の人や物に頼って強制的にひと段落ポイントを作るようにしておくことが大事ではないでしょうか。


テレワーク用デスク ホールディングテーブル2点セットSALT[ソルト]イス付 DBR:W750×D510×H714mm



できるテレワーク入門 在宅勤務の基本が身に付く本



【あす楽】【テレワーク 在宅勤務に】WEBカメラ搭載 中古 ノートパソコン Windows10 NEC VersaPro VK22LF-F Core i3 2328M 2.2GHz メモリ 4GB HDD 320GB DVDスーパーマルチ レビュー記載で1年保証【中古】【消費税込】【送料・代引手数料無料】

テレワークはやはり人がいない分誰の目も気にせずにできるメリットと仕事に行き詰まったときに助けを求めることがすぐにできないということも。メンタルケアに位置付けた場合テレワークはけっこう大変だと思いますね。なぜなら実際にあっているわけではないので社員のことを知ることがなかなかできないからです。労働環境の充実を図るならばやはり会社に出社して顔合わせをすることは大切だと思います。やはりテレワークは変化に対応できないのが難だと思われます。そしてタイムマネジメント。仕事に没頭するタイプの方にブレーキを掛けてあげなければ昼休憩もとらないなど。労働者によってばらつきが出てしまいます。こうした管理も難しいですよね。